Hvis du ikke er klar over hvad ERP er, så er det software til virksomheder. Det anvendes til at håndtere de forskellige administrative arbejdsopgaver i en virksomhed for medarbejderne. Programmet kan anvendes af mange forskellige afdelinger. Det er både indenfor finans, lager, indkøb, salg, produktion og arbejdet med sager og ressourcer.
Man kan anvende et erp system til primært finans. Systemet blev for mange år siden også opbygget primært til at kunne håndtere regnskabet og bogføre. Sidenhen er programmet blevet udvidet til at håndtere indkøb, lagerstyring, varetabeller, produktion, projektstyring mv. Programmet kan også integreres til andet software, det kan fx være webshops, software til forsendelse via fragtmænd eller andet.
ERP systemer giver virksomheder mulighed for at effektivisere arbejdsgange. Medarbejdere kan hurtigere og nemmere udføre sine arbejdsopgaver. Man kan hurtigere bogføre ind- og udbetalinger, sende fakturaer, bestille nye varer hjem eller få overblikket over sin produktionslinje. Der er mange fordele for hver medarbejder ved at anvende et erp system. For de fleste medarbejdere giver det overblik og en bedre styring og viden om varer, indkøb, supply chain, produktion osv. Man kan hurtigt danne sig et overblik over hvor en given vare er placeret på lageret eller hvor den befinder sig – på lager, hos leverandør, i gang med at blive produceret osv. Man kan samtidigt opbevare data om sine kunder. Her kan man også registrere særlige rabatter til udvalgte kunder eller på udvalgte varer.
Medarbejdere arbejder i det samme software. Det betyder at alle har adgang til samme data. Det giver bedre gennemskuelighed og et langt bedre overblik for medarbejderne. Man undgår derfor også flaskehalse eller at data går tabt, fordi det evt. er opbevaret i andet software, fx Excel eller ligger lokalt hos udvalgte medarbejdere.
Det er typisk en økonomichef eller IT chef, der står med ansvaret for at vælge et ERP system til virksomheden. Her er det typisk en økonomichef eller controller, der har indgående kendskab til programmet og vil kunne hjælpe andre medarbejdere med programmet, hvis de har spørgsmål. Mange virksomheder vælger at udpege 1-2 medarbejdere, der har det primære ansvar for programmet og kan oplære nye medarbejdere. En virksomhed vil typisk anvende et erp program med tilretninger. Her har de fået konsulenter og udviklere til at tilpasse programmet efter deres arbejdsgange og behov. Derfor giver det også god mening at have udvalgte medarbejdere, der har et vist ejerskab og ansvar for erp programmet i virksomheden.